【徹底解説】請求書電子化、関連する法律や注意点

掲載日:2021年01月29日
【徹底解説】請求書電子化、関連する法律や注意点

近年、請求書を電子化してビジネスをスムーズにしようとする動きが活発化しています。 文書保存に関する法律の規制が緩和されたこと、政府の積極的な電子化支援や働き方改革の推進、社会情勢の急激な変化に対応するためにテレワークが進んだことなどが背景にあるようです。
今回は、請求書の電子化を推し進めている上記の背景ふまえ、関連する法律の解説をいたします。

加えて、請求書電子化のメリット、最後に電子請求書のクラウドサービスのご案内もしています。

請求書電子化をめぐる動き

法的な整備

ペーパーレス化の進展や民間企業の強い要請もあり、1998年に電子帳簿保存法施行され、紙の保存が義務付けられていた国税関係書類に対して、電子データでの作成が許可されました。 さらに、2005年にはe-文書法が施行され、企業が扱う国税関係以外の書類も電子化が認められるようになりました。
さらに、電子化に際して、取引額の制限が緩和されたり、スマートフォンで撮影された書類が認められたり、改ざん防止のためのタイムスタンプの要件などがスタートしたりなど、規制緩和が進んでいます。

つまり、法律面からも請求書の電子化がしやすくなっているわけです。

政府の動き

2020年7月、政府とソフトウェア企業約50社が、企業間でやり取りする請求書の、完全電子化に向けてデータの仕様を統一する協議を開始しました。
さらに12月、政府と会計システム企業約70社が協議し、請求書データの完全デジタル化を目指して、国際規格を導入する検討に入りました。

これまで、大手流通業やメーカーの間には、物流データや請求データ、会計データを交換するEDI(電子データ交換)という仕組みがありましたが、今回のこの動きにより、業種を超えて請求書の電子化が普及しようとしています。

働き方改革

請求書の処理は正確にかつスピーディーに処理しなければならない重要な業務です。
そのため、業容が拡大するにつれて取引先が増え、経理社員に対する負担が大きくなっていきます。
しかし、働き方改革により残業の総量規制は厳しくなっています。

働き方改革の面からも、請求書を電子化し、スムーズな処理を実現したいものです。

テレワーク推進

度重なる自然災害や、新型コロナウィルス感染拡大などの社会情勢の変化に伴い、テレワークが推進されるようになってきました。

しかし、このテレワークも、他社との重要業務である請求書処理だけは、会社に行って納品書との突合せや、支払いの決済、入金処理などを行わなければならず、課題としてクローズアップしてきました。そこで、この請求書処理もテレワークで処理してしまおうという機運が高まってきたのです。

請求書電子化のメリットについて

請求書の電子化のメリットは2つの側面から見ることができます。
請求者(発行側)のメリットと受け取り側のメリットになります。

請求者側(発行側)のメリット

業務の効率化

請求書の発行企業は、パソコン内で請求書を作成し、それを電子メール感覚で請求先企業に送信するだけなので、仕事が簡単になります。

ミスの低減

パソコンで請求書を作成するので、ミスが減少します。
例えば、一度、請求先企業のデータを正しく入力すれば、そのデータを使い続けることになるので、請求書への誤記入がなくなります。

セキュリティの向上

電子請求書は、データを消去しなければクラウド上にデータが残り、紛失しません。

紙の請求書だと郵送が届かなかったり、紛失したりすることもあり、経営者や経理担当者、営業担当者方は、困った経験があるはずです。 請求書の電子化は、担当者こそ実感できるメリットです。

承認作業のスムーズ化

電子請求書なら、上司の承認もパソコン上で行なえます。
電子請求書のシステムには、請求書の送信や受信のアラート機能がついているので、送り忘れも受け取り忘れも防止できます。

受け取り側のメリット

業務の効率化

請求書の受信側企業(請求書を受け取る企業)も、電子請求書を導入すれば、電子メール感覚で請求書を受信して、そのままパソコン上で管理、処理できます。 したがって、受信側企業の請求書業務も効率的になります。

請求書フォーマット統一

請求書を受け取る側の苦労として、多様なフォーマットで送られてくるので、管理やチェックがありましたが、クラウドサービスを使えば、自社用の統一フォーマットに変えることが出来ます。請求書の管理や閲覧が非常に楽になります。

請求書の受け取り企業が電子請求書を導入すれば、発行側企業に請求書のフォーマットの変更を依頼することになりますが、その移行はとても簡単なので発行側企業にも大きな負担をかけることはありません。むしろ、発行側企業も請求書発行業務を簡素化できるので、喜ばれるはずです。
詳しくは下記の記事をご参照下さい。

請求書電子化のメリットについて詳細

”請求書を電子化するメリットとデメリット【無料の体験版から始めよう】”で、請求書電子化のメリットについては詳しく解説をしておりますので、こちらの記事をご参考にお読みください。

【記事】請求書を電子化するメリットとデメリット【無料の体験版から始めよう】
https://www.emeisai-syspro.net/column/article202011.html

請求書電子化の法的な整備について

請求書は国税関係書類の一種です。

そのため、納税を適正に行うため、請求書は7年間紙の状態で保存することが求められていました。
しかし近年、ペーパーレス化の進展と民間企業の強い要望により、請求書の保存方法が改善されてきました。

請求書電子化に関連する法律とは

請求書を電子化するための法的な根拠として、電子帳簿保存法とe-文書法という法律があります。

電子帳簿保存法について

この法律は、1998年に施行された、国税関係書類の電子データ保存を認めた、最初の法律です。

この法律では、会計システムなどのコンピュータシステムから出力された電子データを紙の代わりとして保存することを認めるものでした。 その後、改正を重ね、電子化の規制が急速に緩和されています。

【平成17(2005)年改正】
関連法であるe-文書法の施行に伴い、国税関係帳簿書類のうち、帳簿、決算関係書類、契約書及び領収書以外の文書について、スキャナーで読み取ったデータを保存することが認められました。

【平成27(2016)年改正】
電子化の対象金額制限(3万円以下)が撤廃され、スキャナーで読み取ったデータに対する電子署名が不要になりました。

【平成28年(2017)改正】
スマートフォンでの撮影による電子が容認されました。
スクリーン リーダーのサポートが有効になっています。

e-文書法について

この法律も電子帳簿保存法と並んで書類の電子化を認める法律として、平成27(2005)年に施行しました。
電子帳簿保存法と違いは、民法や商法など、法律に基づいて紙の保存が義務付けられてきた全ての文書が対象になっています。

また、文書の電子化については各法律を所管する省庁かの省令にもとづいて決まっています。

請求書の電子保存の要件について

電子帳簿保存法では、請求書の電子化について、必要な要件が定められています。
ポイントは正しいデータであること(真実性)と、迅速にデータを見ることが出来る状態にあること(可視性)です。

電子データ保存要件

真実性の確保
訂正・削除履歴の確保

帳簿に係るデータを訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できること。
帳簿に係る記録事項の入力が、通常の期間を経過した後に行った場合、その事実を確認することができること。

相互関連性の確保

帳簿に係るデータとその帳簿に関連する他の帳簿のデータとの間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。

関係書類の備付け

会計システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を準備しておくこと。

可視性の確保
見読可能性の確保

保存されたデータが、コンピュータや、プログラム、ディスプレイ及びプリンタの操作説明書を備え付けた上で、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できること。

検索機能の確保

取引年月日、勘定科目、取引金額などの項目で検索できること。

【参考】国税庁 電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

スキャナーデータ保存要件

真実性の確保
入力期間の制限

受領後、速やか(概ね7営業日以内)に入力すること、業務処理の通常の期間(最長2か月以内)を経過後、速やか(概ね7営業日以内)に入力すること。

解像度・階調度

解像度が200dpi相当以上、赤色、緑色及び青色の階調が256階調以上 (24ビットカラー)。

タイムスタンプの付与

書類の受領者が署名をして、その画像データに対して一般財団法人日本データ通信協会が認定する事業者によりタイムスタンプを付与すること。

読み取り情報の保存

ファイルの解像度及び階調、大きさなどを保存すること。

バージョン管理

訂正又や削除などを行った場合、その事実及び内容を確認することができること。

入力者等情報の確認

スキャンを担当者と、その担当者を監督する者に関する情報を確認できること。

適正事務処理要件

書類の受領等から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規定を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理すること。

  • 相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制(相互けんせい)
  • 処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続(定期的な検査)
  • 処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制(再発防止)
相互関連性の確保
相互関連性の確保

帳簿に係るデータとその帳簿に関連する他の帳簿のデータとの間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。

関係書類の備付け

会計システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を準備しておくこと。

見読可能性の確保

保存されたデータが、コンピュータや、プログラム、ディスプレイ及びプリンタの操作説明書を備え付けた上で、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できること。

検索機能の確保

取引年月日、勘定科目、取引金額などの項目で検索できること。

【参考】国税庁 電子帳簿保存法におけるスキャナー保存の要件が改正されました
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03.pdf

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電子請求書システム「イーメイサイプロ」について

電子請求書システムとして、株式会社シスプロの「イーメイサイプロ」を紹介します。

イーメイサイプロとは

イーメイサイプロの電子請求書システムは「クラウドを使った一括管理システム」です。

クラウドなので、ユーザー企業は自社にサーバを置く必要がありません。そしてユーザー企業は、システム(イーメイサイプロ)を管理する必要すらありません。
ユーザー企業が求める機能は、すべてシスプロが用意いたします。

導入のメリット

イーメイサイプロには次のような特徴があります。
これらの特徴により、請求書発行業務と受け取り業務が効率化し、経理部門などの生産性を向上させます。

  • CSVで複数の取引先企業を一括登録できます。
  • タイムラグなく請求書を受け取ることができます。月次決算が迅速化、省力化します。
  • 受け取る請求書のフォーマットが統一されるので、経理担当者の視認性が格段に向上します。
  • 請求書の承認・否認をオンライン上で行なえるので、経営者や経理部長の貴重な時間を節約できます。
  • すべての請求書がデータ化されクラウド上に保管されるので、事実上、紛失しません。
  • データ化しているので、過去の請求書を簡単に取り出すことができます。
  • 請求書データはクラウド上にあり、そのクラウドを動かしているサーバは当社シスプロが管理しているので、イーメイサイプロを導入した企業は、保管キャビネットもサーバも持たなくてよくなります。

まずはイーメイサイプロへお気軽にご連絡ください

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「請求書を電子化したい」けど「コストが気になる」という方は、イーメイサイプロの無料体験版を試してみてください。

イーメイサイプロの初期費用は15万円ですが、キャンペーン期間中は5万円になります。
月額利用料は、発行100通まで15,000円で、101~1,000通は1通増えるごとに60円かかります。1,001通以上は1通50円です。

株式会社シスプロとは

イーメイサイプロを運営しているのは、大阪市に本社を置く株式会社 シスプロです。
当社は、システム企画、マーケティング企画、情報システム企画、システムインテグレーション、B2B(企業間電子消費取引)プラットフォーム運営などを得意とする会社です。

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